Wat is implementeren?

Implementeren is het invoeren van een vernieuwing in een organisatie. De vernieuwing kan een nieuwe werkwijze, nieuwe kennis of interventie zijn. Het doel hiervan is dat professionals (en/of vrijwilligers) structureel met de nieuwe interventie gaan werken.

Implementeren is een proces

Succesvol implementeren is meer dan het simpelweg invoeren van een vernieuwing. Het is een stapsgewijs proces dat bestaat uit verschillende fasen, met als doel dat mensen met de interventie willen, kunnen, gaan en blijven werken.

Wat maakt het succes?

Een heldere visie, een duidelijk belang, een plan en bijbehorende. Middelen en de benodigde competenties leidt tot verandering.

Hoe werk je planmatig volgens de PDCA-cyclus?

Een goed hulpmiddel om planmatig te werken is de plan do check act-cyclus (PDCA). Dit betekent dat je begint met het maken van een goed doordacht plan (P). Dat plan voer je vervolgens uit (D), waarbij je de uitvoering en resultaten monitort en evalueert (C). Zo zie je wat goed gaat en wat niet, en kun je zo nodig bijstellen (A). Evalueren en bijstellen gebeuren hierin doorlopend.

Plan

Er is voldoende tijd en aandacht nodig voor de planningsfase waarin je de implementatie voorbereidt. Eerst moet duidelijk zijn wat het doel of de beoogde uitkomst is van de implementatie. Bedenk goed wat je wilt bereiken, wanneer en bij wie. Ga ook na welke doelgroepen je nodig hebt om je doel te bereiken.

Ten tweede breng je in de planningsfase de belangrijkste factoren in kaart die de implementatie beïnvloeden. Tot slot kies je implementatiestrategieën en activiteiten die aansluiten bij deze factoren, waardoor het implementatieproces naar verwachting soepeler zal verlopen.

Do

Na de planningsfase ga je het implementatieplan daadwerkelijk uitvoeren (do). Hierbij kan het verstandig zijn om op kleine schaal te beginnen met een beperkte groep gemotiveerde gebruikers, teams of organisaties. Dit geeft je de kans om je implementatieplan en de interventie te testen op geschiktheid en haalbaarheid. Op basis van de ervaringen kun je dan bijstellen.

Check

Tijdens en na de uitvoering van de interventie monitor en evalueer je het implementatieproces. Zo kun je snel en adequaat inspelen en bijsturen wanneer dat nodig is. Door te evalueren bepaal je de waarde van de interventie. Je vergelijkt het resultaat met het vooraf gestelde doel, gaat na hoe succesvol een interventie was en vooral ook waarom. Daarom is het belangrijk om vooraf een evaluatieplan te maken. Daarin staat wat je gaat evalueren, welke vragen je wilt beantwoorden, welke informatie je daarvoor nodig hebt en hoe je die informatie gaat verzamelen.

Act

Gebruik de bevindingen van je monitoring en evaluatie om de uitvoering van je interventie en het implementatieproces te verbeteren, indien nodig. Monitoring en evaluatie alleen zijn niet voldoende; de implementatie verbetert alleen als je ook iets doet met de bevindingen.

Hoe ontwikkel je een projectvoorstel?

Het implementeren en borgen heeft effect als belangrijke anderen, zoals de directie en het management, commitment geven. Hiervoor is het nodig om draagvlak te creëren, wat kan met een projectvoorstel.

Een projectvoorstel is een document van 1 à 2 a4’tjes waarin de missie, visie, doel en het gewenste resultaat worden beschreven. Het projectvoorstel kan voorafgaand aan een implementatieplan worden opgesteld of als aanvulling op het implementatieplan dienen.

Hoe ontwikkel je een implementatieplan?

Het implementatieplan kun je op twee manieren gebruiken, afhankelijk van de fase van het implementatieproces binnen jouw organisatie. Wanneer je start met de implementatie, kun je dit plan gebruiken als basis voor de implementatie.

Als je al een implementatieplan hebt geschreven en de implementatie is gestart, kun je dit plan gebruiken als checklist. Je hebt dan een indicatie van de stand van zaken met betrekking tot het implementatieproces en kunt, indien nodig, actiepunten toevoegen aan het plan.

Hoe ontwikkel je een werkplan?

Het werkplan volgt het implementatieplan op. Nadat de doelen van het implementatieplan zijn behaald, wordt jaarlijks een werkplan ontwikkeld en uitgevoerd. Dit zorgt ervoor dat de implementatie door blijft gaan en niet wegzakt in de waan van alledag.

Doel: ‘waarom doe je wat je doet?’

Een doel wordt positief geformuleerd en geeft een gewenste situatie of omstandigheid aan.

Voorbeeld: het team aandachtsfunctionarissen is dagelijks beschikbaar voor steun en advies voor medewerkers.

Resultaat: ‘wat ga je doen?’

Een resultaat is:

• een zelfstandig naamwoord (je kunt er ‘de’, ‘het’ of ‘een’ voor zetten),
• concreet (je kunt het afvinken als het is gedaan), en
• realistisch (er is draagvlak voor en je kunt het uitvoeren).

Voorbeeld: elke werkdag is er 1 uur telefonische bereikbaarheid.

Acties: ‘hoe ga je dat doen?’

Acties beschrijven hoe je het resultaat gaat behalen (wie doet wat wanneer?).
Er zijn vaak meer acties te beschrijven voor één resultaat.

Voorbeeld:

• Actie 1: [naam] vraagt in [week] bij ICT een telefoonnummer en mailadres aan voor het team aandachtsfunctionarissen.
• Actie 2: [naam] stelt in [week] een bereikbaarheidsdienst vast in overleg met de aandachtsfunctionarissen.
• Actie 3: [naam] communiceert in [week] de bereikbaarheid via intranet en afdelingen naar medewerkers.
• Actie 4: [naam] stelt in [week] de afwijkende bereikbaarheid tijdens schoolvakanties vast in overleg met de aandachtsfunctionarissen.
• Actie 5: [naam] communiceert voorafgaand aan een schoolvakantie de afwijkende bereikbaarheid via intranet en afdelingen naar medewerkers.
• Actie 6: [naam] vraagt in [week] de informatie over de bereikbaarheid in te voegen in het nieuwe medewerkerstraject.

Wat is de meldcodecheck?

Deze check is een toetsing op een aantal belangrijke onderwerpen die het hantere van de meldcode mogelijk maken door medewerkers van de organisatie. De toetsing geeft een overzicht van de inhoud van de meldcode in relatie tot het wettelijk kader en het praktijkkader.

De check biedt geen garantie dat de meldcode wordt goedgekeurd door de inspectie. In de praktijk blijkt dat het wettelijk kader, zoals uitgewerkt in het basismodel meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling, in combinatie met de voorwaarden van de branche en het afwegingskader van de sector, ervoor zorgt dat de meldcode van de organisatie wordt goedgekeurd.

Het kan echter zijn dat de inspectie aanvullende voorwaarden stelt. Wanneer dit het geval is, kunnen deze voorwaarden worden toegevoegd aan het werkproces.

Het proceslogboek is een praktisch hulpmiddel voor het zorgvuldig vastleggen van het verloop van een casus waarin (signalen van) huiselijk geweld een rol spelen. Door iedere stap van het handelingsproces overzichtelijk te documenteren, ontstaat er inzicht in het verloop, de samenwerking en de resultaten.

Het logboek ondersteunt professionals en aandachtsfunctionarissen bij het monitoren van het proces, het evalueren van het handelen en het borgen van kwaliteit. Het helpt om verantwoording af te leggen aan directie en management, en vormt een waardevolle bron van informatie voor reflectie en verbetering.

Bij het bijhouden van het logboek is het belangrijk om objectief en feitelijk te rapporteren, zonder waardeoordelen en zonder herleidbare persoonsgegevens. Houd je aan de wettelijke privacyregels en documenteer zorgvuldig.

Het proceslogboek sluit aan bij de stappen van de meldcode en is opgebouwd van signalering tot evaluatie. Zo ontstaat een compleet overzicht dat niet alleen recht doet aan het proces, maar ook bijdraagt aan een lerende organisatie.

Communicatieactiviteiten zijn essentieel voor het effectief delen van informatie over de meldcode en de rol van medewerkers in de aanpak van huiselijk geweld. Hieronder worden enkele belangrijke activiteiten besproken die kunnen helpen om deze boodschap helder over te brengen.

1. Informatie sessies

Organiseer bijeenkomsten waarin de meldcode en de bijbehorende procedures worden toegelicht. Tijdens deze sessies kunnen medewerkers vragen stellen en praktijkvoorbeelden bespreken, wat het begrip vergroot.

2. Intranet berichten

Plaats regelmatig artikelen en updates over de meldcode op het intranet van de organisatie. Dit biedt medewerkers gemakkelijk toegang tot actuele informatie en handvatten, en stimuleert een open communicatiecultuur.

3. Nieuwsbrieven

Verstuur periodieke nieuwsbrieven met informatie over de meldcode en casussen. Dit houdt medewerkers betrokken en geïnformeerd over belangrijke ontwikkelingen.

4. Workshops en trainingen

Bied trainingen aan over de meldcode en het signaleren van huiselijk geweld. Interactieve workshops helpen medewerkers om vaardigheden en kennis op te bouwen, zodat ze zich zekerder voelen in hun rol.

5. Visuele materialen

Ontwikkel posters, brochures en flyers met kerninformatie over de meldcode. Visuele hulpmiddelen zijn effectief in het vasthouden van aandacht en kunnen verspreid worden binnen de organisatie.

6. Sociale media

Gebruik sociale media om bewustzijn te creëren over de meldcode. Door informatieve content te delen, kan een breder publiek worden bereikt en kan de dialoog worden gestimuleerd.

Door deze activiteiten te combineren, worden medewerkers beter geïnformeerd over hun rol in de aanpak van huiselijk geweld. Dit bevordert niet alleen kennis, maar ook betrokkenheid en een gezamenlijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie.

Het effectief monitoren van de voortgang van de implementatie en borging van de meldcode is essentieel voor het waarborgen van een veilige en ondersteunende omgeving.

Hieronder worden verschillende aspecten van monitoring toegelicht, waaronder de implementatie van de meldcode, de adviesfunctie van het team van aandachtsfunctionarissen, en de samenwerking tussen verschillende betrokkenen.

Hoe monitor je de implementatie en borging van de meldcode?

De implementatie en borging van de meldcode worden periodiek geëvalueerd volgens de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act).

Hoe monitor je de adviesfunctie?

De adviesfunctie van het team van aandachtsfunctionarissen kan eveneens gemonitord worden door het evalueren van afgesloten adviesvragen:

Data-analyse

Verzamel gegevens over het aantal binnengekomen en behandelde adviesvragen. Analyseer de trends en kijk naar de aard van de vragen die zijn gesteld.

Evaluatie van adviesvragen

Periodiek worden de afgesloten adviesvragen beoordeeld om te bepalen of de gegeven adviezen effectief waren. Dit kan door feedback van medewerkers te verzamelen die de adviezen hebben ontvangen.

Documentatie

Neem de ontwikkelpunten die uit deze evaluatie voortkomen mee in het volgende werkplan. Dit zorgt ervoor dat de adviesfunctie continu kan verbeteren en optimaliseren.

Hoe monitor je de samenwerking?

De samenwerking tussen verschillende betrokkenen wordt geëvalueerd aan de hand van afgesloten casussen:

Casus evaluaties

Na het afsluiten van een casus kunnen betrokken medewerkers samen evalueren hoe de samenwerking is verlopen.

Ontwikkelpunten

Identificeer knelpunten en ontwikkelpunten tijdens deze evaluaties. Deze punten kunnen betrekking hebben op communicatie, rolverdeling of procedures die niet goed hebben gefunctioneerd.

Integratie in PDCA-cyclus

Door de meldcode te implementeren, de adviesfunctie van aandachtsfunctionarissen in te zetten en de samenwerking regelmatig te monitoren en evalueren, voert de organisatie continu verbeteringen door. Dit versterkt de kwaliteit van ondersteuning aan medewerkers en betrokkenen.

Het gebruik van een verbetercyclus (PDCA: Plan-Do-Check-Act) zorgt ervoor dat ontwikkelpunten systematisch worden aangepakt. Hiermee blijft de organisatie gericht werken aan verbeteringen, wat leidt tot een effectievere aanpak van huiselijk geweld en een veiligere omgeving voor alle betrokkenen.