Implementeren

Een meldcode helpt om de juiste stappen te zetten als signalen van huiselijk geweld worden opgemerkt. Er mag altijd met de meldcode worden gewerkt. In sommige beroepen is dit verplicht.

Dat geldt voor mensen die werken binnen:

• Gezondheidszorg en jeugdgezondheidszorg
• Geestelijke gezondheidszorg
• Zorg vanuit de Wet langdurige zorg
• Onderwijs
• Leerplicht
• Kinderopvang
• Maatschappelijke ondersteuning
• Justitie
• Centraal orgaan asielzoekers
• Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg:
  • Tandarts
  • Apotheker
  • Psycholoog
  • Psychotherapeut
  • Fysiotherapeut
  • Verloskundige
  • Verpleegkundige
  • Vrijwilligers

Binnen een organisatie is de meldcode verplicht als er professionals werken die onder bovenstaande categorieën vallen. Vrijwilligers binnen deze organisaties zijn dan ook verplicht om met de meldcode te werken. De meldcode beschrijft wat de vrijwilliger moet doen bij signalen van huiselijk geweld.

Politie

De politie is niet verplicht om met de meldcode te werken. Zij werken met een eigen wet: de ‘Aanwijzing huiselijk geweld’. Deze geeft de politie extra bevoegdheden om huiselijk geweld aan te pakken.

Als je niet verplicht bent om met de meldcode te werken

Ook zonder verplichting kan de meldcode worden gebruikt. Steeds meer organisaties kiezen hiervoor, zoals kappers, woningbouwcoöperaties en sportclubs.

In welke wetten staat de meldcode?

Overzicht van wetten en artikelen waarin de meldcode is opgenomen:

• Beginselenwet justitiële jeugdinrichtingen, artikel 5a
• Jeugdwet, artikel 4.1.7
• Leerplichtwet 1969, artikel 16
• Penitentiaire beginselenwet, artikel 5b
• Wet centraal orgaan opvang asielzoekers, artikel 9a
• Wet educatie en beroepsonderwijs, artikel 1.3.9
• Wet forensische zorg, artikel 6.10a
• Wet kinderopvang, artikel 1.51a
• Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg, artikel 8
• Wet maatschappelijke ondersteuning 2015, artikel 3.3
• Wet op de expertisecentra, artikel 5
• Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, artikel 1.21
• Wet op het primair onderwijs, artikel 4b
• Wet voortgezet onderwijs 2020, artikel 3.41
• Besluit jeugdwet, artikel 9.19
• Besluit forensische zorg, artikel 6.5
• Besluit functionele zelfstandigheid, artikel 3aa
• Besluit kwaliteit gastouderbureaus, artikel 8
• Besluit kwaliteit kinderopvang, artikel 5 en artikel 14
• Besluit verplichte meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling, artikel 1 en 2
• Reclasseringsregeling 1995, artikel 3
• Uitvoeringsbesluit Wmo 2015, artikel 3.3
• Regeling halt 2022, artikel 20

Deze check is een toetsing op een aantal belangrijke onderwerpen die het hanteren van de meldcode mogelijk maken door medewerkers van de organisatie. De toetsing geeft een overzicht van de inhoud van de meldcode in relatie tot het wettelijk kader en het praktijkkader.

In de praktijk blijkt dat het wettelijk kader, zoals uitgewerkt in het basismodel meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling, in combinatie met de voorwaarden van de branche en het afwegingskader van de sector, ervoor zorgt dat de meldcode van de organisatie wordt goedgekeurd. Het kan echter zijn dat de inspectie aanvullende voorwaarden stelt. Wanneer dit het geval is, kunnen deze voorwaarden worden toegevoegd aan het werkproces.

Vragenlijst meldcodecheck

1. Wettelijk kader: is er een meldcode ontwikkeld volgens het basismodel meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling of een branchegerichte meldcode?
2. Afwegingskader: zijn de vijf afwegingsvragen en de toelichting opgenomen?
3. Afwegingskader: zijn de professionele meldnormen opgenomen?
4. Afwegingskader: zijn de voorwaarden voor goede hulp opgenomen?
5. Wettelijke minimumeis: zijn de vijf stappen en bijbehorende acties opgenomen?
6. Wettelijke minimumeis: zijn de verantwoordelijkheden per functiegroep beschreven?
7. Wettelijke minimumeis: is opgenomen wie eindverantwoordelijk is voor het melden in stap 5?
8. Wettelijke minimumeis: indien van toepassing: is de kindcheck en/of mantelzorgcheck opgenomen?
9. Basismodel: is informatie over het meldrecht in relatie tot het beroepsgeheim opgenomen?
10. Wettelijke minimumeis: is informatie opgenomen over het uitwisselen van gegevens?
11. Wettelijke minimumeis: is informatie opgenomen over het verwerken van gegevens?
12. Basismodel: is informatie over vormen van huiselijk geweld aanwezig?
13. Wettelijke minimumeis: is informatie opgenomen over bijzondere vormen zoals eergerelateerd geweld en/of meisjesbesnijdenis?
14. Basismodel: zijn signalenlijsten en andere instrumenten (indien van toepassing) aanwezig?
15. Basismodel: is een sociale kaart opgenomen?
16. Basismodel: als er vrijwilligers werken, zijn hun verantwoordelijkheden opgenomen?
17. Aanvulling branche: als de branche aanvullingen met betrekking tot de meldcode vraagt, zijn deze benoemd?

Implementeren is het invoeren van een vernieuwing in een organisatie. De vernieuwing kan een nieuwe werkwijze, nieuwe kennis of interventie zijn. Het doel is dat professionals en/of vrijwilligers structureel met de nieuwe interventie gaan werken.

Implementeren is een proces

Succesvol implementeren is meer dan het invoeren van een vernieuwing. Het is een stapsgewijs proces met verschillende fasen, met als doel dat mensen met de interventie willen, kunnen, gaan en blijven werken.

Wat maakt het succes?

Een heldere visie, een duidelijk belang, een plan, passende middelen en de benodigde competenties leiden tot verandering. Wanneer een onderdeel ontbreekt, ontstaan er problemen in het implementatieproces.

Hoe werk je planmatig volgens de PDCA-cyclus?

De PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act) is een hulpmiddel om planmatig en stap voor stap te werken. Je start met een plan, voert dit uit, volgt en evalueert de uitvoering en stelt bij waar nodig. Evalueren en bijstellen horen bij elke stap en lopen continu door.

Plan: In de planningsfase wordt de implementatie voorbereid. Bepaal het doel en de gewenste uitkomst: wat moet worden bereikt, wanneer en voor wie. Breng in kaart welke doelgroepen nodig zijn en welke factoren het proces beïnvloeden. Kies strategieën en activiteiten die hierbij aansluiten.

Do: Voer het plan uit. Begin bij voorkeur kleinschalig, bijvoorbeeld met een gemotiveerde groep of een aantal teams. Zo kan worden getest of de interventie haalbaar en passend is. De eerste ervaringen geven input om bij te stellen.

Check: Monitor en evalueer het proces tijdens en na de uitvoering. Vergelijk de resultaten met het doel en onderzoek wat werkt en wat niet. Gebruik een evaluatieplan waarin staat wat wordt geëvalueerd, welke vragen centraal staan en hoe informatie wordt verzameld.

Act: Gebruik de bevindingen om de aanpak te verbeteren. Vertaal inzichten naar concrete aanpassingen in de uitvoering. Zo wordt de interventie steeds beter afgestemd op de praktijk.

Meer informatie

Meer informatie over implementeren is te vinden in de Toolkit Implementatie van Movisie en de tool van ZonMw: Maak zelf een implementatieplan.

Het implementatieplan kun je op twee manieren gebruiken, afhankelijk van de fase van het implementatieproces binnen jouw organisatie. Wanneer je start met de implementatie, kun je dit gebruiken als basis voor de implementatie.

Als je al een implementatieplan hebt geschreven en de implementatie is gestart, kun je dit gebruiken als checklist. Je hebt dan een indicatie van de stand van zaken met betrekking tot het implementatieproces en kunt, indien nodig, actiepunten toevoegen aan het plan.

A. Handelen volgens de meldcode

• De meldcode is op maat gemaakt voor de organisatie en goedgekeurd door de directie.
• De meldcode voldoet aan wettelijke en branche-eisen.
• De meldcode is opgenomen in het primaire werkproces.
• De meldcode maakt deel uit van het kwaliteitsbeleid.

B. Organiseren en positioneren

• Functies en competentietaakprofielen zijn in kaart gebracht.
• Het competentietaakprofiel van de aandachtsfunctionaris is opgesteld en goedgekeurd.
• De positie van de (in)directe aandachtsfunctionaris is vastgesteld.
• De uren en middelen voor de taak aandachtsfunctionaris zijn bepaald.
• De aandachtsfunctionaris(sen) zijn aangesteld.

C. Communiceren en profileren

• Medewerkers zijn geïnformeerd over de meldcode en het afwegingskader.
• Medewerkers zijn geïnformeerd over het agressie- en/of calamiteitenprotocol.
• Medewerkers zijn op de hoogte van de nazorgstructuur.
• Informatie over de meldcode is ontwikkeld, goedgekeurd en verspreid.
• Medewerkers zijn geïnformeerd over de aandachtsfunctionaris.
• Medewerkers zijn geïnformeerd over de sociale kaart.
• Medewerkers zijn geïnformeerd over relevante vormen van huiselijk geweld.
• Medewerkers zijn geïnformeerd over het juridische kader.
• Communicatie is afgestemd op competentietaakprofielen.
• Het communicatieplan is geborgd in het beleid.

D. Veiligheid organiseren

• De sociale kaart is beschikbaar.
• Kennis over extra veiligheidsmaatregelen is beschikbaar.
• Er is een protocol voor agressie en calamiteiten.
• Er is een nazorgstructuur voor emotionele veiligheid.

E. Juridisch handelen

• Medewerkers kennen het juridisch kader rond informatie delen en verwerken.
• Medewerkers hebben kennis over meldrecht en beroepsgeheim.
• Medewerkers hebben kennis over informatierecht en -plicht bij GI.
• Medewerkers hebben kennis over gezag en voogdij en wettelijke vertegenwoordiging.
• Juridische informatie is toegankelijk voor medewerkers.

F. Adviseren en steunen

• De aandachtsfunctionaris adviseert directie en bestuur.
• De aandachtsfunctionaris adviseert medewerkers.
• De adviesverantwoordelijkheid binnen de organisatie is verdeeld.
• De adviesverantwoordelijkheid binnen het team van aandachtsfunctionarissen is verdeeld.
• Registratie van adviesvragen is ingericht.
• Er is een werkproces voor de adviesfunctie.
• Er is een stappenplan voor adviesgesprekken.
• Het handboek voor de aandachtsfunctionaris is samengesteld.

G. Implementeren en borgen

• Commitment van directie en management is geborgd.
• Het implementatieplan is vastgesteld.
• Er is een jaarlijks werkplan voor borging van de meldcode.
• Leidinggevenden stimuleren actief gebruik van de meldcode.

H. Monitoren

• Implementatie wordt geëvalueerd met de PDCA-cyclus.
• Adviesvragen worden periodiek geanalyseerd.
• Samenwerking in casussen wordt geëvalueerd.
• De inzet van de aandachtsfunctionaris(sen) wordt jaarlijks geëvalueerd.

I. Deskundigheid

• Er is een scholingsplan per competentietaakprofiel.
• Het scholingsplan is onderdeel van het scholingsbeleid.
• Organisaties bespreken de meldcode en casuïstiek in een vastgestelde cyclus.

Het implementeren en borgen heeft effect als belangrijke anderen, zoals de directie en het management, commitment geven. Hiervoor is het nodig om draagvlak te creëren. Dit kan met een projectvoorstel.

Een projectvoorstel is een document van 1 à 2 A4-pagina’s waarin de missie, visie, het doel en het gewenste resultaat worden beschreven. Het projectvoorstel kan voorafgaand aan een implementatieplan worden opgesteld of als aanvulling op het implementatieplan dienen.

Format projectvoorstel

Aandachtsgebied:
Opsteller:
Datum:

• Visie en doel: Helderheid over het lange termijnperspectief.
• Belang: Relevantie voor de implementatie en aanpak.
• Plan: In grote lijnen hoe het werkproces wordt geïmplementeerd met eventueel een verwijzing naar het implementatieplan.
• Middelen: De middelen die nodig zijn om het werkproces te implementeren en te borgen.

Het werkplan volgt het implementatieplan op. Nadat de doelen van het implementatieplan zijn behaald, wordt jaarlijks een werkplan ontwikkeld en uitgevoerd. Dit zorgt ervoor dat de implementatie doorgaat en niet wegzakt in de waan van de dag.

Doel: Waarom doe je wat je doet?

Een doel wordt positief geformuleerd en geeft een gewenste situatie of omstandigheid aan.
Voorbeeld: Het team aandachtsfunctionarissen is dagelijks beschikbaar voor steun en advies voor medewerkers.

Resultaat: Wat ga je doen?

Een resultaat is een zelfstandig naamwoord.
Een resultaat is concreet en afvinkbaar.
Een resultaat is realistisch en uitvoerbaar.
Voorbeeld: Elke werkdag is er 1 uur telefonische bereikbaarheid.

Acties: Hoe ga je dat doen?

Acties beschrijven hoe het resultaat wordt behaald. Vaak zijn meerdere acties nodig voor één resultaat.

• [naam] vraagt in [week] bij ICT een telefoonnummer en mailadres aan voor het team aandachtsfunctionarissen.
• [naam] stelt in [week] een bereikbaarheidsdienst vast in overleg met de aandachtsfunctionarissen.
• [naam] communiceert in [week] de bereikbaarheid via intranet en afdelingen naar medewerkers.
• [naam] stelt in [week] de afwijkende bereikbaarheid tijdens schoolvakanties vast in overleg met de aandachtsfunctionarissen.
• [naam] communiceert voorafgaand aan een schoolvakantie de afwijkende bereikbaarheid via intranet en afdelingen naar medewerkers.
• [naam] vraagt in [week] de informatie over de bereikbaarheid in te voegen in het nieuwe medewerkerstraject.

Format werkplan

• Aandachtsgebied.
• Team.
• Datum.
• Krachten en zorgen.
• Eerdere acties.
• Gewenst resultaat.
• Basis- en randvoorwaarden.
• Doelen en acties.

Het proceslogboek is een praktisch hulpmiddel voor het zorgvuldig vastleggen van het verloop van een casus waarin (signalen van) huiselijk geweld een rol spelen. Door iedere stap van het handelingsproces overzichtelijk te documenteren, ontstaat er inzicht in het verloop, de samenwerking en de resultaten.

Het logboek ondersteunt professionals en aandachtsfunctionarissen bij het monitoren van het proces, het evalueren van het handelen en het borgen van kwaliteit. Het helpt om verantwoording af te leggen aan directie en management, en vormt een waardevolle bron van informatie voor reflectie en verbetering.

Bij het bijhouden van het logboek is het belangrijk om objectief en feitelijk te rapporteren, zonder waardeoordelen en zonder herleidbare persoonsgegevens. Houd je aan de wettelijke privacyregels en documenteer zorgvuldig.

Het proceslogboek sluit aan bij de stappen van de meldcode en is opgebouwd van signalering tot evaluatie. Zo ontstaat een compleet overzicht dat niet alleen recht doet aan het proces, maar ook bijdraagt aan een lerende organisatie.

Format proceslogboek

Hou een proceslogboek bij voor monitoring van het proces en evaluatie, en documenteer volgens de wettelijke privacyregels (objectief, feitelijk en zonder persoonsgegevens):

Stap 0. Acties bij levensbedreigend gevaar

• Wie: wie heeft de acute onveiligheid wanneer waargenomen?
• Wat: wat zijn de signalen en feiten?
• Welke stappen: welke stappen en acties zijn genomen?
• Contact: welk contact is er geweest met betrokkene(n)?
• Documentatie: waar is de documentatie te vinden?
• Overige informatie: overige relevante informatie.

Stap 1. Breng signalen in kaart

• Welke stappen: welke stappen en acties zijn genomen?
• Contact: welk contact is er geweest met betrokkene(n)?
• Kind- of mantelzorgcheck: is er een kind- of mantelzorgcheck uitgevoerd?
• Documentatie: waar is de documentatie te vinden?
• Overige informatie: overige relevante informatie.

Stap 2. Overleg met een deskundig professional en/of Veilig Thuis

• Welke stappen: welke stappen en acties zijn genomen?
• Contact deskundigen: welk contact is er geweest met deskundige professionals en/of Veilig Thuis?
• Overleg: met wie is wanneer overleg gevoerd en wat was de uitkomst?
• Afspraken: welke afspraken zijn gemaakt en wat is de planning hiervan?
• Zorgvuldigheidsafspraken: met wie zijn welke zorgvuldigheidsafspraken gemaakt?
• Schending: als een zorgvuldigheidsafspraak wordt geschonden, wat was de actie en reactie?
• Documentatie: bewaar mails en communicatie overzichtelijk en geanonimiseerd.
• Overige informatie: overige relevante informatie.

Stap 3. Ga in gesprek met betrokkene(n)

• Welke stappen: welke stappen en acties zijn genomen?
• Gesprek: met wie is wanneer een gesprek gevoerd en wat was de uitkomst?
• Afspraken: welke afspraken zijn gemaakt en wat is de planning hiervan?
• Zorgvuldigheidsafspraken: met wie zijn welke zorgvuldigheidsafspraken gemaakt?
• Schending: als een zorgvuldigheidsafspraak wordt geschonden, wat was de actie en reactie?
• Documentatie: bewaar mails en communicatie overzichtelijk en geanonimiseerd.
• Overige informatie: overige relevante informatie.

Stap 4. Weeg de onveiligheid met het afwegingskader

• Welke stappen: welke stappen en acties zijn genomen?
• Veiligheid: hoe is de veiligheid gewogen met het afwegingskader?
• Documentatie: waar is de documentatie te vinden?
• Overige informatie: overige relevante informatie.

Stap 5. Besluit tot melden bij Veilig Thuis en hulp organiseren

• Welke stappen: welke stappen en acties zijn genomen?
• Besluit: welk besluit is er genomen: melden bij Veilig Thuis en hulp organiseren?
• Documentatie: waar is de documentatie te vinden?
• Overige informatie: overige relevante informatie.

Evaluatie

• Evaluatie: met wie is geëvalueerd?
• Doel: wat was het doel van de interventie?
• Resultaat: wat is het resultaat van de interventie en is dit effectief behaald?
• Verantwoordelijkheid: wie was waar verantwoordelijk voor, wat was het effect en zijn er afwijkingen? Zo ja, wat was het effect?
• Richtlijn: welke richtlijn is gevolgd, wat was het effect en zijn er afwijkingen? Zo ja, wat was het effect?
• Acties: welke acties zijn uitgezet, wat was het resultaat, zijn er afwijkingen? Zo ja, wat was het effect?
• Samenwerking: op welke wijze is samengewerkt en afgestemd, en wat was het effect?
• Terugkoppeling: op welke wijze is over welke acties teruggekoppeld en was deze communicatie effectief?
• Opschalen: hoe is er op- en afgeschaald indien nodig, wat was het effect en zijn er afwijkingen? Zo ja, wat was het effect?
• Verbeteracties: welke verbeteracties worden ingezet?

Hoe ontwikkel je een communicatieplan?

Format communicatieplan

• Organisatie:
• Datum:
• Competentieprofielen
  • Hoe zijn de functiegroepen verdeeld over de vier competentieprofielen?
• (Kern)Boodschap
  • Wat is de kernboodschap per competentieprofiel?
• Activiteiten & Middelen
  • Welke activiteiten worden ingezet om de boodschap per competentieprofiel te brengen?
  • Welke middelen zijn daarbij nodig?
• Timing & Taakverdeling
  • Wat is de timing van de activiteiten?
  • Wat is de taakverdeling van de activiteiten?

Communicatieactiviteiten

1. Informatiesessies

2. Intranet berichten

3. Nieuwsbrieven

4. Workshops en trainingen

5. Visuele materialen

6. Sociale media

Een scholingsplan is een concreet plan waarin staat hoe je ervoor zorgt dat medewerkers voldoende competenties hebben om te handelen volgens de meldcode.

Helpende vragen bij het ontwikkelen van een scholingsplan:

• Hoe zijn de functiegroepen van medewerkers verdeeld over de vier competentieprofielen?
• Welke leerdoelen heeft elk profiel?
• Is het nodig om de leerdoelen te differentiëren per functiegroep?
• Welke scholingsactiviteit past bij elk competentieprofiel?
• Welke middelen zijn daarbij nodig?
• Wat is de timing en taakverdeling van de scholingsactiviteiten?

Format scholingsplan

• Organisatie:
• Datum:
• Competentieprofielen: Hoe zijn de functiegroepen verdeeld over de vier competentieprofielen?
• Leerdoelen: Welke leerdoelen heeft elk profiel? Is het nodig om de leerdoelen te differentiëren per functiegroep?
• Scholingsactiviteiten: Welke scholingsactiviteit past bij elk competentieprofiel? Welke middelen zijn daarbij nodig?
• Timing & taakverdeling: Wat is de timing van de scholingsactiviteiten? Wat is de taakverdeling van de scholingsactiviteiten?

Hoe monitor je de implementatie en borging van de meldcode?

Hoe monitor je de adviesfunctie?

• Data-analyse: Verzamel gegevens over het aantal binnengekomen en behandelde adviesvragen. Analyseer de trends en kijk naar de aard van de vragen die zijn gesteld.
• Evaluatie van adviesvragen: Periodiek worden de afgesloten adviesvragen beoordeeld om te bepalen of de gegeven adviezen effectief waren. Dit kan door feedback van medewerkers te verzamelen die de adviezen hebben ontvangen.
• Documentatie: Neem de ontwikkelpunten die uit deze evaluatie voortkomen mee in het volgende werkplan. Dit zorgt ervoor dat de adviesfunctie continu kan verbeteren en optimaliseren.

Hoe monitor je de samenwerking?

• Casus evaluaties: Na het afsluiten van een casus kunnen betrokken medewerkers samen evalueren hoe de samenwerking is verlopen.
• Ontwikkelpunten: Identificeer knelpunten en ontwikkelpunten tijdens deze evaluaties. Deze punten kunnen betrekking hebben op communicatie, rolverdeling of procedures die niet goed hebben gefunctioneerd.

Integratie in PDCA-cyclus